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Ordine degli Architetti P.P.C. di Fermo

 

Regolamento per l’attuazione del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali

 

Art. 1

Oggetto

1. Il presente Regolamento ha per oggetto misure procedimentali e regole di dettaglio ai fini della migliore funzionalità ed efficacia dell’attuazione del Regolamento UE 679/2016 (di seguito indicato con “Regolamento”), relativo al trattamento dei dati personali dell’Ordine degli Architetti, Pianificatori, Paesaggisti e Conservatori della Provincia di Fermo.

 

Art.2

Titolare del trattamento

1. l’Ordine degli Architetti, Pianificatori, Paesaggisti e Conservatori della Provincia di Fermo, rappresentato ai fini previsti dal Regolamento dal Presidente pro tempore, è il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti o meno in banche dati, automatizzate o cartacee (di seguito indicato con “Titolare”). Il Presidente può delegare le relative funzioni a Dirigente/Responsabile P.O. in possesso di adeguate competenze.

2. Il Titolare è responsabile del rispetto dei principi applicabili al trattamento di dati personali stabiliti dall’art. 5 del Regolamento: liceità, correttezza e trasparenza; limitazione della finalità; minimizzazione dei dati; esattezza; limitazione della conservazione; integrità e riservatezza.

3. Il Titolare mette in atto misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento di dati personali è effettuato in modo conforme al Regolamento. Le misure sono definite fin dalla fase di progettazione e messe in atto per applicare in modo efficace i principi di protezione dei dati e per agevolare l’esercizio dei diritti dell’interessato stabiliti dagli articoli 15-22 Regolamento, nonché le comunicazioni e le informazioni occorrenti per il loro esercizio.

4. Il Titolare adotta misure appropriate per fornire all’interessato:

a) le informazioni indicate dall’art. 13 Regolamento, qualora i dati personali siano raccolti presso lo stesso interessato;

b) le informazioni indicate dall’art. 14 Regolamento, qualora i dati personali non stati ottenuti presso lo stesso interessato.

5. Nel caso in cui un tipo di trattamento, specie se prevede in particolare l’uso di nuove tecnologie, possa presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare deve effettuare una valutazione dell’impatto del trattamento sulla protezione dei dati personali (di seguito indicata con “DPIA”) ai sensi dell’art. 35 Regolamento, considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità del medesimo trattamento.

6. Il Titolare, inoltre, provvede a:

a) designare il Responsabile del trattamento nella persona del Dott. Roberto Cippitelli;

b) nominare il Responsabile della protezione dei dati.

 

Art.3

Finalità del trattamento

1. I trattamenti sono compiuti dall’Ordine per le seguenti finalità:

a) l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri. Rientrano in questo ambito i trattamenti compiuti per:

- l’esercizio delle funzioni amministrative che riguardano gli iscritti all’albo per le finalità istituzionali dell’ordine (a titolo esemplificativo iscrizione, trasferimento, cancellazione, formazione professionale);

- il trattamento dei dati detenuti dal Consiglio di Disciplina territoriale presso l’Ordine per finalità di natura disciplinare

- l’esercizio di ulteriori funzioni amministrative affidate all’Ordine in base alla vigente legislazione.

La finalità del trattamento è stabilita dalla fonte normativa che lo disciplina; 

b) l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto l’Ordine. La finalità del trattamento è stabilita dalla fonte normativa che lo disciplina;

c) l’esecuzione di un contratto con soggetti interessati;

d) per specifiche finalità diverse da quelle di cui ai precedenti punti, purché l’interessato esprima il consenso al trattamento.

Art.4

Responsabile del trattamento

1. Il Dott. Roberto Cippitelli è nominato Responsabile del trattamento della banca dati in possesso dell’Ordine. Il Responsabile deve essere in grado di offrire garanzie sufficienti in termini di conoscenza specialistica, esperienza, capacità ed affidabilità, per mettere in atto le misure tecniche e organizzative di cui all’art. 6 rivolte a garantire che i trattamenti siano effettuati in conformità al Regolamento.

2. Il Titolare può avvalersi, per il trattamento di dati, anche sensibili, di soggetti pubblici o privati che, in qualità di responsabili del trattamento, forniscano le garanzie di cui al comma 1, stipulando atti giuridici in forma scritta, che specificano la finalità perseguita, la tipologia dei dati, la durata del trattamento, gli obblighi e i diritti del responsabile del trattamento e le modalità di trattamento.

3. Gli atti che disciplinano il rapporto tra il Titolare ed il Responsabile del trattamento devono in particolare contenere quanto previsto dall’art. 28, p. 3, del Regolamento; tali atti possono anche basarsi su clausole contrattuali tipo adottate dal Garante per la protezione dei dati personali oppure dalla Commissione europea. 

4. E’ consentita la nomina di un sub-responsabile del trattamento da parte del Responsabile del trattamento per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano il Titolare ed il Responsabile; le operazioni di trattamento possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del Responsabile attenendosi alle istruzioni loro impartite per iscritto che individuano specificatamente l’ambito del trattamento consentito. Il Responsabile risponde, anche dinanzi al Titolare, dell’operato del sub-responsabile anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l’evento dannoso non gli è in alcun modo imputabile e che ha vigilato in modo adeguato sull’operato del sub-responsabile.

5. Il Responsabile del trattamento garantisce che chiunque agisca sotto la sua autorità ed abbia accesso a dati personali sia in possesso di apposita formazione ed istruzione e si sia impegnato alla riservatezza od abbia un adeguato obbligo legale di riservatezza.

6. Il Responsabile del trattamento dei dati provvede, per il proprio ambito di competenza, a tutte le attività previste dalla legge e a tutti i compiti affidatigli dal Titolare, analiticamente specificati per iscritto nell’atto di designazione, ed in particolare provvede:

- alla tenuta del registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto del Titolare;

-             all’adozione di idonee misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei trattamenti;

-             alla sensibilizzazione ed alla formazione del personale che partecipa ai trattamenti ed alle connesse attività di controllo;

-             ad assistere il Titolare nella conduzione della valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati (di seguito indicata con “DPIA”) fornendo allo stesso ogni informazione di cui è in possesso;

-             ad informare il Titolare, senza ingiustificato ritardo, della conoscenza di casi di violazione dei dati personali (cd. “data breach”), per la successiva notifica della violazione al Garante Privacy, nel caso che il Titolare stesso ritenga probabile che dalla violazione dei dati possano derivare rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

 

Art.5

Responsabile della protezione dati

1. Il Responsabile della protezione dei dati (in seguito indicato con “RPD”) è individuato nella figura del Dott. Francesco Mariani.

2. Il RPD è incaricato dei seguenti compiti:

a) informare e fornire consulenza al Titolare ed al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento e dalle altre normative relative alla protezione dei dati. In tal senso il RPD può indicare al Titolare e/o al Responsabile del trattamento i settori funzionali ai quali riservare un audit interno o esterno in tema di protezione dei dati, le attività di formazione interna per il personale che tratta dati personali, e a quali trattamenti dedicare maggiori risorse e tempo in relazione al rischio riscontrato;

b) sorvegliare l’osservanza del Regolamento e delle altre normative relative alla protezione dei dati, fermo restando le responsabilità del Titolare e del Responsabile del trattamento. Fanno parte di questi compiti la raccolta di informazioni per individuare i trattamenti svolti, l’analisi e la verifica dei trattamenti in termini di loro conformità, l’attività di informazione, consulenza e indirizzo nei confronti del Titolare e del Responsabile del trattamento;

c) sorvegliare sulle attribuzioni delle responsabilità, sulle attività di sensibilizzazione, formazione e controllo poste in essere dal Titolare e dal Responsabile del trattamento;

d) fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e sorvegliarne lo svolgimento. Il Titolare, in particolare, si consulta con il RPD in merito a: se condurre o meno una DPIA; quale metodologia adottare nel condurre una DPIA; se condurre la DPIA con le risorse interne ovvero esternalizzandola; quali salvaguardie applicare, comprese misure tecniche e organizzative, per attenuare i rischi delle persone interessate; se la DPIA sia stata condotta correttamente o meno e se le conclusioni raggiunte (procedere o meno con il trattamento, e quali salvaguardie applicare) siano conformi al Regolamento;

e) cooperare con il Garante per la protezione dei dati personali e fungere da punto di contatto per detta Autorità per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva di cui all’art. 36 Regolamento, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a ogni altra questione. A tali fini il nominativo del RPD è comunicato dal Titolare e/o dal Responsabile del trattamento al Garante;

f) (eventuale) la tenuta dei registri di cui ai successivi artt. 7 e 8;

g) altri compiti e funzioni a condizione che il Titolare o il Responsabile del trattamento si assicurino che tali compiti e funzioni non diano adito a un conflitto di interessi. L’assenza di conflitti di interessi è strettamente connessa agli obblighi di indipendenza del RPD.

2. Il Titolare ed il Responsabile del trattamento assicurano che il RPD sia tempestivamente e adeguatamente coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali. A tal fine:

- il RPD deve disporre tempestivamente di tutte le informazioni pertinenti sulle decisioni che impattano sulla protezione dei dati, in modo da poter rendere una consulenza idonea, scritta od orale;

- il parere del RPD sulle decisioni che impattano sulla protezione dei dati è obbligatorio ma non vincolante. Nel caso in cui la decisione assunta determina condotte difformi da quelle raccomandate dal RPD, è necessario motivare specificamente tale decisione;

- il RPD deve essere consultato tempestivamente qualora si verifichi una violazione dei dati o un altro incidente.

3. Nello svolgimento dei compiti affidatigli il RPD deve debitamente considerare i rischi inerenti al trattamento, tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del medesimo. In tal senso il RPD:

a) procede ad una mappatura delle aree di attività valutandone il grado di rischio in termini di protezione dei dati;

b) definisce un ordine di priorità nell’attività da svolgere - ovvero un piano annuale di attività - incentrandola sulle aree di attività che presentano maggiori rischi in termini di protezione dei dati, da comunicare al Titolare ed al Responsabile del trattamento.

4. Il RPD dispone di autonomia e risorse sufficienti a svolgere in modo efficace i compiti attribuiti, tenuto conto delle dimensioni organizzative e delle capacità di bilancio dell’Ente.

5. La figura di RPD è incompatibile con chi determina le finalità od i mezzi del trattamento; in particolare, risultano con la stessa incompatibili:

- il Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza;

- il Responsabile del trattamento;

- qualunque incarico o funzione che comporta la determinazione di finalità o mezzi del trattamento.

6. Il Titolare ed il Responsabile del trattamento forniscono al RPD le risorse necessarie per assolvere i compiti attribuiti e per accedere ai dati personali ed ai trattamenti. In particolare è assicurato al RPD:

- tempo sufficiente per l’espletamento dei compiti affidati al RPD;

- supporto adeguato in termini di infrastrutture (attrezzature, strumentazione);

- comunicazione ufficiale della nomina a tutto il personale, in modo da garantire che la sua presenza e le sue funzioni siano note all’interno dell’Ente;

- accesso garantito ai settori funzionali dell’Ente così da fornirgli supporto, informazioni e input essenziali.

7. Il RPD opera in posizione di autonomia nello svolgimento dei compiti allo stesso attribuiti; in particolare, non deve ricevere istruzioni in merito al loro svolgimento né sull’interpretazione da dare a una specifica questione attinente alla normativa in materia di protezione dei dati. Il RPD non può essere rimosso o penalizzato dal Titolare e dal Responsabile del trattamento per l’adempimento dei propri compiti. Ferma restando l’indipendenza nello svolgimento di detti compiti, il RPD riferisce direttamente al Titolare ed al Responsabile del trattamento.

Nel caso in cui siano rilevate dal RPD o sottoposte alla sua attenzione decisioni incompatibili con il Regolamento UE e con le indicazioni fornite dallo stesso RPD, quest’ultimo è tenuto a manifestare il proprio dissenso, comunicandolo al Titolare ed al Responsabile del trattamento.

 

Art.6

Sicurezza del trattamento

1. Il Titolare e il Responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, del campo di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

2. Le misure tecniche ed organizzative di sicurezza da mettere in atto per ridurre i rischi del trattamento ricomprendono: la pseudonimizzazione; la minimizzazione; la cifratura dei dati personali; la capacità di assicurare la continua riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi che trattano i dati personali; la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati in caso di incidente fisico o tecnico; una procedura per provare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

3. Costituiscono misure tecniche ed organizzative che possono essere adottate dal Servizio cui è preposto il Responsabile del trattamento:

- sistemi di autenticazione; sistemi di autorizzazione; sistemi di protezione (antivirus; firewall; antintrusione; altro);

- misure antincendio; sistemi di rilevazione di intrusione; sistemi di sorveglianza; registrazione accessi; porte, armadi e contenitori dotati di serrature e ignifughi; sistemi di copiatura e conservazione di archivi elettronici; altre misure per ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati in caso di incidente fisico o tecnico.

4. La conformità del trattamento dei dati al Regolamento UE in materia di protezione dei dati personali è dimostrata attraverso l’adozione delle misure di sicurezza o l’adesione a codici di condotta approvati o ad un meccanismo di certificazione approvato.

5. Il Titolare e il Responsabile del trattamento si obbligano ad impartire adeguate istruzioni sul rispetto delle predette misure a chiunque agisca per loro conto ed abbia accesso a dati personali.

6. I nominativi ed i dati di contatto del Titolare, del Responsabile del trattamento e del Responsabile della protezione dati sono pubblicati sul sito istituzionale dell’Ordine, sezione Amministrazione trasparente.

 

Art.7

Registro delle attività di trattamento

1. Il Registro delle attività di trattamento svolte dal Titolare del trattamento reca almeno le seguenti informazioni:

a) il nome ed i dati di contatto dell’Ordine;

b) le finalità del trattamento;

c) la sintetica descrizione delle categorie di interessati, nonché le categorie di dati personali;

d) le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati;

e) l’eventuale trasferimento di dati personali verso un paese terzo od una organizzazione internazionale;

f) ove stabiliti, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;

g) il richiamo alle misure di sicurezza tecniche ed organizzative del trattamento adottate, come da precedente art.6.

2. Il Registro è tenuto dal Titolare ovvero dal soggetto dallo stesso delegato ai sensi del precedente art. 2, presso gli uffici dell’Ordine in forma telematica/cartacea, secondo lo schema allegato A al presente Regolamento.

3. Il Titolare del trattamento può decidere di affidare al RPD il compito di tenere il Registro, sotto la responsabilità del medesimo Titolare.

 

Art.8

Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati

1. Nel caso in cui un tipo di trattamento, specie se prevede in particolare l’uso di nuove tecnologie, possa presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare, prima di effettuare il trattamento, deve attuare una valutazione dell’impatto del medesimo trattamento (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del Regolamento, considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità dello stesso trattamento. La DPIA è una procedura che permette di realizzare e dimostrare la conformità alle norme del trattamento di cui trattasi.

2. Ai fini della decisione di effettuare o meno la DPIA si tiene conto degli elenchi delle tipologie di trattamento soggetti o non soggetti a valutazione come redatti e pubblicati dal Garante Privacy ai sensi dell’at. 35, pp. 4-6, Regolamento.

3. La DPIA è effettuata in presenza di un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Fermo restando quanto indicato dall’art. 35, p. 3, Regolamento, i criteri in base ai quali sono evidenziati i trattamenti determinanti un rischio intrinsecamente elevato, sono i seguenti:

a) trattamenti valutativi o di scoring, compresa la profilazione, concernenti aspetti riguardanti il la situazione economica, le preferenze o gli interessi personali, il comportamento;

b) decisioni automatizzate che producono significativi effetti giuridici o di analoga natura, ossia trattamenti finalizzati ad assumere decisioni su interessati che producano effetti giuridici sulla persona fisica ovvero che incidono in modo analogo significativamente su dette persone fisiche;

c) monitoraggio sistematico, ossia trattamenti utilizzati per osservare, monitorare o controllare gli interessati, compresa la raccolta di dati attraverso reti o la sorveglianza sistematica di un’area accessibile al pubblico;

d) combinazione o raffronto di insiemi di dati, secondo modalità che esulano dalle ragionevoli aspettative dell’interessato;

e) utilizzi innovativi o applicazione di nuove soluzioni tecnologiche o organizzative.

Nel caso in cui un trattamento soddisfi almeno due dei criteri sopra indicati occorre, in via generale, condurre una DPIA, salvo che il Titolare ritenga motivatamente che non può presentare un rischio elevato; il Titolare può motivatamente ritenere che per un trattamento che soddisfa solo uno dei criteri di cui sopra occorra comunque la conduzione di una DPIA.

4. Il Titolare garantisce l’effettuazione della DPIA ed è responsabile della stessa. Il Titolare può affidare la conduzione materiale della DPIA ad un altro soggetto, interno o esterno all’Ordine.

Il Titolare deve consultarsi con il RPD anche per assumere la decisione di effettuare o meno la DPIA; tale consultazione e le conseguenti decisioni assunte dal Titolare devono essere documentate nell’ambito della DPIA. Il RPD monitora lo svolgimento della DPIA.

Il Responsabile del trattamento deve assistere il Titolare nella conduzione della DPIA fornendo ogni informazione necessaria.

Il responsabile della sicurezza dei sistemi informativi, se presente, e/o l’incaricato per detti sistemi, forniscono supporto al Titolare per lo svolgimento della DPIA.

5. Il RPD può proporre lo svolgimento di una DPIA in rapporto a uno specifico trattamento, collaborando al fine di mettere a punto la relativa metodologia, definire la qualità del processo di valutazione del rischio e l’accettabilità o meno del livello di rischio residuale.  

6. La DPIA non è necessaria nei casi seguenti:

- se il trattamento non può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà di persone fisiche ai sensi dell’art. 35, p. 1, Regolamento;

- se la natura, l’ambito, il contesto e le finalità del trattamento sono simili a quelli di un trattamento per il quale è già stata condotta una DPIA. In questo caso si possono utilizzare i risultati della DPIA svolta per l’analogo trattamento.

 

Art. 9

Violazione dei dati personali

1. Per violazione dei dati personali (in seguito “data breach”) si intende la violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso non autorizzato ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati dall’Ordine.

2. Il Titolare, ove ritenga probabile che dalla violazione dei dati possano derivare rischi per i diritti e le libertà degli interessati, provvede alla notifica della violazione al Garante Privacy. La notifica dovrà avvenire entro 72 ore e comunque senza ingiustificato ritardo. Il Responsabile del trattamento è obbligato ad informare il Titolare, senza ingiustificato ritardo, dopo essere venuto a conoscenza della violazione.

3. I principali rischi per i diritti e le libertà degli interessati conseguenti ad una violazione, in conformità al considerando 75 del Regolamento, sono i seguenti:

- danni materiali o immateriali alle persone fisiche;

- perdita del controllo dei dati personali;

- limitazione dei diritti, discriminazione;

- furto o usurpazione d’identità;

- perdite finanziarie, danno economico o sociale.

- decifratura non autorizzata della pseudonimizzazione;

- pregiudizio alla reputazione;

- perdita di riservatezza dei dati personali protetti da segreto professionale.

4. Se il Titolare ritiene che il rischio per i diritti e le libertà degli interessati conseguente alla violazione rilevata è elevato, allora deve informare questi ultimi, senza ingiustificato ritardo, con un linguaggio semplice e chiaro al fine di fare comprendere loro la natura della violazione dei dati personali verificatesi. I rischi per i diritti e le libertà degli interessati possono essere considerati “elevati” quando la violazione può, a titolo di esempio:

- coinvolgere un rilevante quantitativo di dati personali e/o di soggetti interessati;

- riguardare categorie particolari di dati personali;

- comprendere dati che possono accrescere ulteriormente i potenziali rischi (ad esempio dati di localizzazione, finanziari, relativi alle abitudini e preferenze);

- comportare rischi imminenti e con un’elevata probabilità di accadimento (ad esempio rischio di perdita finanziaria in caso di furto di dati relativi a carte di credito);

- impattare su soggetti che possono essere considerati vulnerabili per le loro condizioni (ad esempio soggetti indagati).

5. La notifica deve avere il contenuto minimo previsto dall’art. 33 Regolamento, ed anche la comunicazione all’interessato deve contenere almeno le informazioni e le misure di cui al citato art. 33.

6. Il Titolare deve opportunamente documentare le violazioni di dati personali subite, anche se non comunicate alle autorità di controllo, nonché le circostanze ad esse relative, le conseguenze e i provvedimenti adottati o che intende adottare per porvi rimedio. Tale documentazione deve essere conservata con la massima cura e diligenza in quanto può essere richiesta dal Garante Privacy al fine di verificare il rispetto delle disposizioni del Regolamento.

 

Art.10

Rinvio

1. Per tutto quanto non espressamente disciplinato con le presenti disposizioni, si applicano le disposizioni del Regolamento e tutte le sue norme attuative vigenti.